Clean Desk, um aliado fundamental na transição para o Digital

19 Nov 2021

Clean Desk, um aliado fundamental na transição para o Digital

Para abraçar o desafio da transição digital é fundamental, a implementação de políticas e procedimentos de Clean Desk.

A transição digital é um desafio já de longa data para todas as empresas, devendo hoje e para o futuro ser uma das grandes apostas em qualquer área de negócio.

Mas, como devem as empresas preparar-se para atingir esse importante objetivo?

Que ferramentas existem que podem auxiliar na sua implementação?

Que competências é importante criar nos colaboradores para se envolverem mais na concretização deste objetivo?

Uma das ferramentas que pode dar resposta a todas estas questões e apresentar soluções para os problemas que possam persistir, e que funcionam como obstáculos à Transição Digital, é o Clean Desk.

Mas, afinal, o que pode trazer o Clean Desk ao meu negócio? Imagino que muitos dos leitores devem colocar esta questão.

Antes de mais, o Clean Desk pode trazer maior organização ao seu negócio e logo elevar o nível de produtividade dos seus colaboradores, na medida em que tem um impacto na sua eficiência reduzindo o tempo gasto na procura de informação, bem como, evitando a repetição de trabalho já realizado e que poderá ser reaproveitado e em tempo útil.

Isto porque, o Clean Desk ajuda a definir procedimentos de organização e armazenamento adequado de toda a informação produzida ou recolhida, dando preferência ao formato digital, ajudando inclusive à implementação de uma cultura organizacional mais comprometida com a utilização de documentação em formato digital.

Clean Desk ajuda assim, à implementação de procedimentos e políticas que têm impacto também ao nível da imagem de uma empresa, fazendo com que toda a organização começando pelas chefias, terminem o dia com a secretária limpa e livre de papéis, dando assim uma imagem de maior organização e preocupação no armazenamento correto da informação que têm a obrigação de proteger.

E falando em obrigação de proteção de informação, a adoção de procedimentos de Clean Desk traz benefícios ao nível da segurança da informação, pois cria competências em toda a organização para uma identificação correta dos seus ativos, criando níveis de proteção – público, uso interno, confidencial e restrito. Esta classificação é sobretudo uma classificação de segurança, ajuda a conhecer melhor a sensibilidade de um determinado ativo e a fornecer requisitos de como protegê-lo.

Assim, ao manter as informações confidenciais organizadas e fora das mesas, o colaborador pode reduzir e prevenir riscos como roubo de funcionários ou negligência.

A segurança é da responsabilidade de todos e cada um constitui a primeira linha de defesa no local de trabalho, em movimento ou em casa.

Deste modo, acautelando a perda ou extravio de informação, a sua organização agirá sempre em conformidade com as normas legais e regulamentares a que está obrigada.

Assim, verifica-se uma correta implementação da Políticas e Procedimentos de Clean Desk quando:

1º Existe um correto armazenamento da informação, as políticas de limpeza e redução de papel devem ser simples e deve estar assegurada a segurança, armazenando apenas o que é necessário para mantê-lo disponível;

2º Existe uma verdadeira política de incentivos à utilização de documentos eletrónicos;

3º A destruição das informações é feita com segurança.

Em resumo, o Clean Desk ajuda a:

·        Manter as informações importantes organizadas e seguras;

·        Controlar a gestão e destruição de documentos;

·        Simplificar as políticas de retenção de conhecimento/informação;

·        Garantir a conformidade com as normais legais e regulamentares que protegem a privacidade, como o GDPR e o Estatuto da Ordem dos Advogados, entre outros.

Com a implementação de políticas e procedimentos de Clean Desk, é possível proteger a privacidade, a confiança e a imagem de qualquer tipo de organização.